Precisa aumentar a produtividade na empresa, mas não sabe o que fazer nem por onde ou como começar? Pois é, esse é um dos grandes desafios dos empresários que desejam sobreviverem no mercado ou expandirem o seu negócio.
Afinal, quanto mais produtiva uma equipe é, mais benefícios sua empresa terá. No entanto, existem diversas estratégias que podem ser adotadas que geram resultados cada vez melhores. Pensando nisso, fizemos uma seleção de dicas infalíveis que podem ajudar você nesse desafio. Confira!
1. Determine metas e objetivos estratégicos
Saber o que precisa ser alcançado é essencial para aumentar a produtividade na empresa. Por isso, o primeiro passo é o estabelecimento de metas e objetivos. Para tanto, defina a direção desejada e os parâmetros que determinam o quanto se está perto de alcançar algo.
Contudo, é preciso ter cuidado nessa etapa! Muitos profissionais focam apenas na definição de metas a longo prazo. Isso pode parecer algo muito distante, desmotivando a equipe. Sendo assim, a melhor maneira de mantê-los comprometidos é definindo metas a curto, médio e longo prazos.
Não se esqueça também de traçar metas individuais. Pois isso faz com que os colaboradores reforcem o seu compromisso. Mais do que isso, monitore o desenvolvimento do trabalho e o desempenho de cada um deles, recompensando-os por seu esforços.
2. Elabore estratégias e saiba priorizar as tarefas
Tão importante quanto definir as metas e objetivos de cada setor ou equipe é definir as estratégias para alcançá-los. Afinal, elas ajudam a identificar e estabelecer quais atividades serão executadas e a sequência delas.
Isso permite enxergar com maior clareza o processo, além de possibilitar que você identifique possíveis falhas e, assim, propor melhorias nas ações. Também é importante saber diferenciar as tarefas urgentes — realizadas de imediato — das importantes — que contribuem para o alcance dos objetivos.
Dessa forma, você será capaz de priorizar as tarefas e estabelecer prazos para a execução delas. Então, monte um plano de ação, defina as prioridades do seu dia ou do projeto e quantifique o tempo necessário para executá-las.
3. Use a tecnologia a seu favor
É inegável que a tecnologia tem ajudado a rotina dos profissionais, tornando-se uma aliada importante para as empresas que desejam aumentar a sua produtividade. Pois ela ajuda a elevar o nível de qualidade dos serviços ou produtos e reduzir custos desnecessários.
Além de otimizar o tempo dos processos produtivos, permitindo que os colaboradores se dediquem a outras atividades mais rentáveis para a empresa. Então, examine os processos manuais e pense em como eles podem ser automatizados com tecnologia.
Porém, você sabe onde a tecnologia pode ser usada? No gerenciamento de projetos, na automação de marketing e vendas, na gestão financeira e na edição de documentos em nuvem. Ela também é cabível no gerenciamento de informações, na gestão de relacionamento com os clientes, na organização do fluxo de trabalho e na comunicação.
4. Delegue tarefas, mas não sobrecarregue a equipe
Um dos maiores problemas dos líderes, e até mesmo dos liderados, é o hábito de centralizar tarefas. É preciso abandonar esse hábito em favor da eficiência no cumprimento das obrigações e dos prazos. Para tanto, divida as funções de acordo com as habilidades e a experiência dos profissionais.
Porém, lembre-se de distribuir as tarefas de forma equilibrada para não sobrecarregar a equipe. Outro detalhe que merece destaque é a necessidade de delegar também a autonomia. Pois muitos gestores delegam apenas as atividades, mas não as decisões.
Essa falta de autonomia poderá desmotivar o colaborador — além de engessar a execução das tarefas. De qualquer forma, não se esqueça de fazer um acompanhamento do que está sendo feito e forneça feedbacks constantemente para garantir o progresso delas.
5. Invista em treinamento e capacitação
Não há como aumentar a produtividade sem ter uma equipe bem preparada para executar as suas tarefas. Afinal, os profissionais treinados e capacitados trabalham de forma mais engajada, contribuem com soluções e inovações e difundem seus conhecimentos.
Eles também cometem menos erros e se adequam com mais facilidade e menos resistência às mudanças do mercado. Sem contar que a oferta de treinamento e capacitação está relacionada à valorização do profissional. Com isso, o índice de rotatividade e desmotivação diminuem sensivelmente.
Fatores esses que podem impactar negativamente na produtividade da empresa. Então, faça o levantamento das necessidades de treinamento de acordo com os objetivos organizacionais e estimule os colaboradores a aperfeiçoarem as suas competências e habilidades.
6. Otimize a comunicação interna
Muitas vezes, a improdutividade está relacionada à falta de direcionamento e diálogo, pois os ruídos na comunicação prejudicam o resultado entregue pelos colaboradores. Então, escolha canais de comunicação eficientes e defina quais os tipos de informações serão compartilhadas em cada um deles.
Por exemplo, as informaç*ões extremamente importantes devem ser comunicadas via e-mail ou telefone. Já lembretes podem ser disponibilizados em murais e mensagens em grupos via WhatsApp. Sempre que for necessário, reúna a equipe para alinhar os objetivos e esclarecer as dúvidas.
Dessa forma, todos os envolvidos sabem dos detalhes necessários para executarem suas tarefas sem atrasos e inconsistências. Além de eliminar desperdícios com trabalho dobrado, retrabalho, ociosidade e investimentos realizados de maneira errada.
7. Melhore o clima organizacional
Um ambiente de trabalho harmonioso também ajuda a aumentar a produtividade na empresa. Pois um clima organizacional ruim dificulta os relacionamentos — e isso prejudica o compartilhamento de informações importantes. Esse quadro também pode gerar isolamento, comodismo e má vontade entre alguns colaboradores.
Já um clima leve e positivo tende a motivar os colaboradores a executarem com mais eficácia as suas obrigações uma vez que eles se sentam responsáveis pelas melhorias, comprometendo-se ainda mais com os resultados. Dessa forma, os cuidados para melhorar o clima organizacional são essenciais.
Para melhorar esse clima podem ser implantadas alternativas simples, como fornecer um ambiente de trabalho adequado ou garantir a saúde básica dos colaboradores. Além de oferecer bonificações associadas às metas, adotar um programa de benefícios ou investir em programas sociais.
Não há dúvidas de que melhorar a produtividade na empresa é um dos grandes desafios dos líderes e de que isso é benéfico para qualquer empreendimento. Embora não seja um tarefa fácil, com essas dicas você será capaz de acelerar seus resultados.
Gostou de saber como aumentar a produtividade na empresa? Então, aproveite para compartilhar nas redes sociais essas dicas com seus amigos para que também possam garantir o sucesso dos seus negócios!